Los sistemas de Historia Clínica Electrónica (HCE) están revolucionando la recopilación y compilación de datos médicos de pacientes. Nunca antes había sido tan rápido y sencillo para los profesionales de la salud tener información clara y precisa sobre el paciente disponible en cualquier momento o lugar.
Con una gran promesa para los médicos de cabecera y los grandes centros de salud, un sistema bien diseñado de HCE puede mejorar la atención al paciente y optimizar la eficiencia. Sin embargo, los sistemas HCE traen con ellos una curva de aprendizaje que debe ser entendida para permitir su pleno potencial.
A continuación, se explica cómo evitar algunas de las dificultades más comunes asociadas con los sistemas HCE.
Prepárese para el Cambio
La implementación de cualquier Sistema de Información Hospitalaria requiere un compromiso por parte del proveedor y del hospital. El hospital debe estar preparado para proporcionar un rápido cambio de información y estar comprometido con el éxito del proyecto en todos los niveles. A su vez, el proveedor debe comprender y evaluar completamente las necesidades del hospital. La identificación de los participantes clave del hospital que están listos y dispuestos a ser líderes de cambio, y reunir el personal y los recursos necesarios, allanará el camino para una implementación exitosa.
Considere lo que puede ayudar al personal a adoptar un sistema HCE:
- Sea claro cómo el sistema HCE mejorará el desempeño laboral y la atención al paciente
- Involucre al personal clave en la definición del flujo de trabajo y en la retroalimentación mientras se prueba el sistema
- Escuche y aborde las preocupaciones temprano
- Mantenga un ambiente de cooperación y confianza.
Planificación de la Implementación
La implementación debe ser manejada metódicamente con una cuidadosa atención a los detalles e incluir al equipo correcto desde el principio. Planee hacer la implementación en fases para permitir el aprendizaje en el camino. Intentar implementar todos los departamentos a la vez puede llevar fácilmente al fracaso.
Primero, revise sus operaciones actuales. Como criaturas de hábito, puede ser fácil quedarse estancado en hacer las cosas de una manera determinada simplemente porque así se hace siempre. Vale la pena echar un vistazo a sus operaciones para considerar las actualizaciones o modificaciones necesarias antes de la automatización. Éstas incluyen:
- Flujos de Trabajo
Cualquier HCE confiable debe poder acomodar sus flujos de trabajo y no imponer un flujo de trabajo predefinido. La automatización del flujo de trabajo familiar ayudará enormemente con la capacitación, que se aborda a continuación.
- Documentación
- Informes: asegúrese de que todos los datos necesarios para los informes se capturen durante el flujo de trabajo.
- Registros Clínicos: el análisis de los registros clínicos guardados en un historial del paciente revela qué campos de datos ya están contenidos en el sistema HCE y cuáles deben agregarse. Con el sistema patentado de Documentos Clínicos Electrónicos de HarmoniMD®, los datos adicionales se incorporan al sistema de manera fácil y sin problemas.
Además, evalúe sus necesidades de conectividad con otros sistemas de software utilizados, como un LIS (Sistema de información de laboratorio), un sistema de facturación, etc.
Luego, defina la primera fase de la implementación. La elección de un departamento en el cual el flujo de trabajo sea claro y el personal esté listo y dispuesto a adoptar cambios es una excelente manera de proceder. Al elegir un departamento, los conceptos se pueden probar en tiempo real, se pueden hacer modificaciones y estos aprendizajes se pueden aplicar a futuras fases de la implementación.
Capacitación del Personal Competente
Para garantizar que el personal administrativo y médico estén en conformidad con el nuevo sistema de HCE, es importante contar con un plan de capacitación bien definido. El nivel de capacitación brindado a su personal será fundamental para determinar qué tan fácil será la transición. Es importante reservar un tiempo adecuado para garantizar que cada miembro del personal pueda utilizar y navegar su nuevo sistema HCE, así como para identificar a un médico y una enfermera como superusuarios en cada turno que pueden servir como personas de apoyo para que sus compañeros los consulten con preguntas.
Como una de las frustraciones más reportadas por los clínicos, el ingreso de datos en un sistema de HCE debe ser intuitivo y en línea con su flujo de trabajo requerido. Cada miembro del personal debe poder realizar cada una de sus tareas diarias con facilidad antes de comenzar a utilizar su sistema de HCE.
Conversión Precisa de Datos
Independientemente de si su sistema actual está en papel, en algún formato electrónico, o una combinación de ambos, mover, alterar y repoblar un volumen extremadamente alto de datos de un sistema a otro es un proceso complejo y no siempre es necesario. A veces, basta con convertir los datos demográficos del paciente. Convertir información obsoleta o duplicada podría resultar en mover lo que esencialmente se consideran «datos erróneos» a su nuevo sistema, causando problemas desde el principio.
Si bien inicialmente requiere más tiempo, para preservar la integridad de los datos, es importante revisar y evaluar exhaustivamente las bases de datos existentes (y, si corresponde, los archivos en papel) para decidir qué datos son fundamentales para la conversión antes de realizar el proceso de transferencia.
Implementación Exitosa de Historias Clínicas Electrónicas
Anticipar y planificar los obstáculos que puedan ocurrir durante la implementación de su sistema HCE es de suma importancia para su éxito. Se pueden evitar fácilmente demoras costosas y productividad restringida con un poco de previsión y con el apoyo de un reconocido proveedor de sistemas de gestión hospitalaria como HarmoniMD.
HarmoniMD está diseñado para ayudar a los hospitales de cualquier tamaño a mejorar su nivel de atención. ¡Transforme la manera en que funciona su hospital y aprenda sobre las muchas maneras en que podemos ayudar poniéndose en contacto con nosotros hoy!
